Sınav Ve Belgelendirme Süreciyle İlgili Genel Bilgiler

Birim Birleştirme

• Bir aday, belgesini almak istediği ulusal yeterliliğin birimlerinin sınavlarına farklı kuruluşlarda katılabilir ancak bir birimi oluşturan sınav türlerine aynı kuruluşta girmek zorundadır.
• Yetkilendirilmiş başka bir Kuruluşta daha önce sınava girmiş ve yeterlilik kapsamının hepsinden ve/veya bir kısmından başarısız olmuş, Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre içerisinde KARSEM' e birim tamamlama/birleştirme başvurusunda bulunmuş ise KARSEM adaydan ve/ veya kuruluştan adayın ulusal yeterliliğe uygun olarak değerlendirmeye alındığının kanıtlarını ister. KARSEM, sınav ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında bu kişilerin kanıtlarını (adayın sınava girdiği belgelendirme kuruluşunun vermiş olduğu birim başarı belgesi) sunması halinde sınava almaktadır.
• KARSEM' in, sınav ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında, sınava girmiş ve birim bazlı başarılı olmuş adaylar, yetkilendirilmiş başka bir kuruluşta, birim birleştirme sınavına girmek isterler ise KARSEM adaya birim başarı belgesi düzenleyerek adaya verilir ve web sitesinde ilan edilir.

Sınav Sonuçlarının İlanı ve Belge İşlemleri

• Sınav sonuçları ve belgelendirme kararları için; Personel Belgelendirme Sorumlusu tarafından sınav tarihinden en geç 30 gün sonra sms veya e-posta aracılığıyla bilgilendirme yapılır, ayrıca web sayfasında da duyurulur. (Adaylar sınava girmeden önce bu bilgilendirmenin nasıl yapılacağı hakkında bilgi verilir.)
• Adayın Sınav Başvuru Formunda talep ettiği şekilde (ev adresi kargo, iş adresi kargo, elden) belge sahibine iletilir. Belgelerin güncelliği web sitemizden takip edilebilmektedir.

Hatalı, Kayıp vb. Belgelerin Yeniden Basılması

• Hatalı, kayıp, yıpranmış vb. belgelerin yenilenmesi ile ilgili belge sahibi KARSEM' e yazılı dilekçe veya elektronik posta(imzalı dilekçe ekiyle beraber) yoluyla başvuruda bulunur.
• Belge sahibi, Sınav ve Belgelendirme Ücret Listesinde belirtilen belge yenileme ücretini KARSEM hesaplarına yatırır.
• KARSEM, yeniden belge basımı için MYK web portal üzerinden başvuruda bulunur.
• Yeni gelen belge, eski belge teslim alınmadan belge sahibine iletilmez.
• Kayıp belgelerde ise, belge sahibi, belgesini kaybettiğine ilişkin ilanlarını KARSEM' e iletir, ardından yeni belgesini alabilir.

5.1 Belgelendirilen Personelin Gözetimi

Belgelendirilen personelin gözetimi “MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi Gözetim Ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar” a uygun olarak yapılmaktadır.

• Dayalı olduğu uluslararası standartlarda gözetim şartı tanımlanmış olan ulusal yeterliliklerde, kişinin belgesi KARSEM tarafından ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen gözetim sıklığına ve yöntemine uygun şekilde gözetim yapılır. Bu istisnalar dışındaki ulusal yeterliliklerde gözetim yapılmaz.
• İlgili ulusal yeterlilikte belirtilmiş gözetim dönemlerinde KARSEM kişiden belgesinin geçerli olduğu süre boyunca ilgili alanda çalıştığını gösterir kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu) talep eder.
• Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını on beş gün içerisinde KARSEM iletmesi gerekir. İletilen kayıtlar KARSEM tarafından incelenir, uygun ve yeterli bulunursa belgenin geçerliliği sürdürülür.
• Belgeli kişinin çalışma kayıtlarını verilen süre içerisinde iletmemesi durumunda KARSEM kişinin belgesini, geçerlilik süresi sonuna kadar askıya alır. Çalışma kayıtlarının belgenin geçerliliği sona ermeden önce iletilmesi ve uygun görülmesi hâlinde kişinin belgesi yeniden geçerli duruma getirilir.
• Belgeli kişinin vefat etmesi durumunda kişinin belgesi iptal edilir.

Belge Kapsamının Daraltılması, Genişletilmesi ve Yeniden Belgelendirme Süreci

Yeniden belgelendirme ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan yönteme ve “MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi Gözetim Ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar” a uygun olarak yapılmaktadır.

Belge yenileme faaliyetlerine ilişkin genel şartlar

• Belge yenileme faaliyetleri aşağıda belirtilen yöntemlerden başvuru sahibinin tercih ettiği birine göre gerçekleştirilir:
  • Başvuru sahibi; belgesinin geçerlilik süresi içerisinde toplamda en az iki yıl veya son altı ay boyunca ilgili alanda çalıştığını gösteren kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo, vb.), uluslararası standartlara dayanan ulusal yeterliliklerde ise ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen kanıtları Kuruluşa iletir.
  • Başvuru sahibi ilgili ulusal yeterliliğin içerdiği performansa dayalı sınavların tamamına katılır, teorik sınavlara tabi tutulmaz.
• Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin geçerli durumda olması gerekir, geçerliliği askıya alınmış veya iptal edilmiş durumdaki belgeler için belge yenileme yapılamaz. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumu kalktıktan sonra belgenin geçerlilik süresi devam ediyorsa belge yenileme yapılabilir.
• KARSEM belge yenileme işlemlerinin nasıl gerçekleştirileceğini bu prosedürlerinde tanımlar, belge yenileme için başvuru yöntemini ve başvuru evraklarını ise web sitesinde ilan eder.
• Yeniden belgelendirme yapılacak belgeli personel, KARSEM idari görevlileri tarafından belgenin geçerlilik süresinin dolmak üzere olduğu ve belge yenilemek için gerekli adımları mail, sms, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla bildirir.
• Bildirimlerin ardından yeniden belgelendirme başvurusu belgeli personel tarafından KARSEM' e "Sınav Başvuru Formu" kullanılarak yapılır.
• Belgeli personel iletişim bilgilerindeki değişiklikleri KARSEM' e bildirmemesi halinde sorumluluk belgeli personele aittir
• Belge yenilemeye hak kazanan belgeli personel tarafından belge masraf karşılığının KARSEM’e ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç beş iş günü içerisinde KARSEM, Mesleki Yeterlilik Kurumunun belirlediği yönteme uygun şekilde başvuru sahibi için belge talebini Kuruma iletir.
• Belge yenileme sonucunda belgeli personel için yeni bir belge düzenlenir. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden önce alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde mevcut belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden bir sonraki gündür. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde belge yenileme kararının alındığı tarihtir.

Belgelerin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi

Belgelerin askıya alınması/iptal edilmesi konusunda karar, Personel Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından belgelendirme sürecinde yer almamış ve Personel Listesinden seçilen Karar Verici tarafından alınır.

Aşağıdaki durumlarda belgeler askıya alınabilir.

• Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması,
• Belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,
• Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi durumunda belgeler en az 6 ay en fazla belge geçerlilik süresinin sonuna kadar askıya alınır.

Aşağıdaki durumlarda belgeler iptal edilebilir.

• Belge üzerindeki kimlik bilgilerinin belgelendirilen personel ile aynı olmaması (başkasının yerine sınava girdiğinin tespit edilmesi),
• Belgenin adına düzenlenen kişi dışında kullanıldığının tespit edilmesi,
• Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
• Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
• Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak KARSEM’ i eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
• Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
• Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,
• Belgeli kişinin belgede belirtilen yetkinliği kaybetmesi,
• Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.
• Belge geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması
• Marka ve logonun kasten hatalı kullanımı,
• Belgeli kişinin belgelendirme kuruluşuna kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten belgelendirme kuruluşuna bildirilmemesi
• Belgelendirilmiş personelin belge kullanım sözleşmesine uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya KARSEM belgesinin yanlış kullanılması İptal edilen/askıya alınan belgeler KARSEM tarafından MYK' ya bildirilir.